Zyra e Protokolit dhe Arkivit

  1. Detyrat dhe përgjegjësitë e Zyrës së Protokolit dhe Arkivës janë:
    1.1. Bën menaxhimin e dokumentacionit zyrtar që hyn e del në UHZ, duke u kujdesur për zbatimin e drejtë të dispozitave të sistemit të menaxhimit me shkresa, me anë të centralizimit të procesit të bazës së të dhënave;
    1.2. Përcjellë, harmonizon dhe regjistron lëndët sipas zyrave, NA, dhe sistemon dokumentet në mënyrë elektronike për të gjitha zyrat e UHZ-së dhe sigurimin për qasje zyrtare nga personat e autorizuar, duke përcjellë dhe monitoruar afatet;
    1.3. Ushtron kujdes për të ruajtur natyrën konfidenciale të të dhënave të caktuara dhe mbikëqyr në mënyrë të vazhdueshme bazën e të dhënave të Zyrës së Protokolit, për t’u siguruar se çdo shkresë hyrëse dhe dalëse është e regjistruar.
    1.4. Zhvillimi i punës sipas politikave dhe procedurave të Njësisë së Arkivit, pranimi i dokumentacionit për arkivim duke përfshirë dokumentacionin parakulifikues, raportues, kontratave, skanimi i tyre dhe regjistrimi në bazën e të dhënave të arkivit, klasifikimi dhe arkivimi në depo;
    1.5. Pranimi i dokumentacionit të prodhuar nga zyrat apo Njësitë Akademike të UHZ-së, skanimi i tyre dhe regjistrimi në bazën e të dhënave të arkivit, klasifikimi dhe arkivimi në depo dhe azhurnimi i dokumentacionit sipas kërkesës së njësive përkatëse;
    1.6. Bashkëpunim me Agjencionin për Mbrojtjen e të Dhënave dhe me Agjencionin e Regjistrimit Civil.
  2. Zyra e Protokolit dhe Arkivit udhëhiqet nga Drejtori i Zyrës së Protokolit, i cili i raporton Sekretarit të Përgjithshem
  3. Me sistematizimin e vendeve të punës, Zyra e Protokolit dhe Arkivit përbëhet nga këto pozita:
    3.1. Drejtori i Zyrës së Protokolit;
    3.2. Zyrtar Dërgues;
    3.3. Zyrtar Regjistrues;
    3.4. Zyrtar i Arkivit;
    3.5. Zyrtar Administrativ i Arkivit në njësi akademike.
  4. Numri i të punësuarve në Zyrën Protokolit dhe Arkivit është pesë (5).